生産性向上について ～会議を考える～

中小企業の支援を行う上で、中小企業庁が重要としている指標の一つに「生産性向上」があります。生産性向上とは製造現場だけにとどまらず、営業現場やサービス業などについても考えることができます。今回は生産性向上を考える上で「会議」について考えます。

どこの会社にも会議はあるかと思いますが、この会議が生産性を左右することも多々あります。私は会社員時代、営業企画の責任者をしていた時は1日に10以上の会議に出席することも少なくありませんでした。正に会議が仕事だったのです。しかしながら会議の無駄な部分を感じるようになり通常は1時間単位で設定される会議を平均30分以下にまで減らすことを行いました。　

私が支援させていただいた中小企業では会議が長く社員のモチベーション低下につながる事例もありました。1時間で設定されているから1時間かければいい、あるいは1時間以内に終わればいい。そんな錯覚に陥りますが、会議の質を上げることで時間削減とともに生産性が向上することにつながります。大手化粧品会社では会議を見直すことで週に1日、研究開発に充てる時間を作りだすことに成功しています。皆様の会社では会議はどれくらいあるでしょうか。

次に会議の事前・最中・事後に分けて、留意点を示します。

会議は事前準備が重要です。資料作りもそうですが、事務局担当者は会議参加者に対する意識を高めるためにも事前の資料確認や意見をまとめておいてもらうことが生産性の向上につながります。

会議中は、①時間を設定し、意識し守ること、②会議の目的と成果を明確にすること、③最後に会議のまとめ（結論や課題）を明確にし共有すること、の3点に注意します。

会議後は特に議事録の作成に留意します。ある会社では一言一句書き起こすことをしており、議事録作成に８時間以上かけている事例もありました。議事録は会議の重要性に応じて変えていくことも必要ではないでしょうか。結論事項、課題のみを会議中に書いてしまうことで済むケースも多い。

議事録作成に時間をかけていた会社には要約議事録に加え、何かあった時の記録としてビデオ撮影を行うことで事務の合理化を行いました。結果として本来業務に割く時間が増え、残業が減ったとの報告を受けています。

会議は重要です。だからこそ、その質を上げることを考えてみてはいかがでしょうか。