ミスはゼロにするものではなく・・

こんにちは、moreブロメンバーのMといいます。
とあるサービス業の会社で働いています、中堅アラフォーサラリーマンです。

moreブログでは、若手ビジネスパーソンの方に向けた情報を発信していきたいとして、
読者の方々より老いた…もとい、ちょっと先輩の立場として、だけど特段スゴくはない、
ふつうのサラリーマンの仕事や日常での気づきをお披露目ししたいと思います。

今日は「ミス」のお話しを。

『ミスをゼロに！』『ミス撲滅！』職場でよく聞かれそうな標語ですね。
うちの会社でも、
上司「次はもう絶対ミスをするなよ！」
部下「はい、以後気をつけます！！」
のようなやりとりを見かけますが、たいてい部下君はまたやらかし、
「何でまたミスしてしまったんだ。俺はダメな奴なのかーー」と
トイレに籠りシャウトしています（これは想像）。
私も新人のころよく失敗しては後悔を繰り返しグルグルしていました。

では、どうすればミスをゼロできるのでしょうか？
いや、本当ににゼロになんてできるんでしょうか？
実は、ミスはゼロにするものではなく「確率を減らすもの」なのです。

人間は不確かなものなので、いくらミスをしないように心掛けても、
忘れたり、見落としたり、思い込んだり、絶対にどこかでミスをします。
ただ、撲滅はできないけれど、ミスの確率を減らすことはできます。

対策は、次の４つです。
【1.プロセス分解】
【2.ポイント整理】
【3.他人チェック】
【4.プリントアウト】

例えば、「ビジネスレターを送る」で考えてみましょう。

【1.プロセス分解】
～作業のプロセス（工程）を分解し、どこにミスの原因があるのかを見つける～

レターの場合は、
①文案をつくる　②住所録リストから宛名をいれる　③プリントする　④封入・発送する
と、様々な作業が組み合わさっていることがわかりますね。
全体を漠然ととらえるのではなく、ひとつひとつの工程を分けて考えます。
ミスの原因は、その中のどこか、または、複数の場所に潜んでいます。
これらを特定し、各工程ごとに、「チェック作業」を予めその中に
組み込んでおくことで、ミスがおこる可能性の芽を摘みます。

【2.ポイント整理】
～ミスが起きやすい箇所、ミスると被害が大きい箇所を特定する～

「時候の挨拶」「日付」「時間」「曜日」「場所」などがレターでミスしやすい箇所です。
これらの間違いがおきやすいポイントに集中してチェックすることで、ミスが見つかりやすくなります。
逆に、文章全体をくまなく読もうとすると、注意が分散し肝心のポイントを見逃しやすくなります。
また、日時や場所など、レターを受け取った相手のアクションに直接影響を与える情報は、
間違った時の被害が大きい点ですので、特に気をつけて二度三度みます。

【3.他人チェック】
～自分だけでなく、他人の目でも確認をする～

作業で繰り返し同じものを見ていると、目が慣れてしまって注意がおろそかになります。
そんな時は、内容を知らない他人の目で見てもらうことによって、自分が気づかなかった
ミスが見つかることもあります。

【4.プリントアウト】
～PC画面上だけでなく、プリントアウトして確認をする～

PC画面上でしっかりチェックしたつもりなのに、なぜかプリントして
見直してみると誤字や抜けモレなどがまだ見つかることがあります。
人間の脳の機能で、画面と紙で情報のとらえ方が違うのでは
などと推測してますが、理由はどうあれ見つかってしまうものなのです。

いかがでしょうか？
仕事の現場で実際にミスを減らせたケースでは、上の4つの視点で対策して
うまくいったことが多いように思います。

「それでも、ミスがあっちゃダメじゃん！」
と突っ込むアナタのためのもうひとつの視点、【5.ミスしたときのリカバー】があります。
これによって、問題を問題でなくしたり、"災い転じて福と"なしたりできる便利な術なの
ですが、それはまた別の機会にお話ししましょう。