ミスをした人にかける言葉

Mです。先日、仕事で後輩から問題発生の報告を受けました。

「金額がなぜか多いんです…」

どうやら、イベントの講師に支払う謝礼金を間違えて伝えてしまったようです。

後輩は「えぇぇ、何でなんだろう。。」とどうしてそうなったのかわからず戸惑っている様子なので、「謝礼金額が講師に伝わるまでの過程を逆にたどって、どのプロセスで問題が起こったのかを見つける」よう指示しました。

しばらくして「講師に送ったメール、その前、メール一斉送信システムの中の金額データが間違っていました。」と報告がありました。

ただ、そこまでではまだ不十分なので、さらに突っ込んで調べさせたところ「システムにインポートするエクセルデータを作った際、過去のフォーマットを使い回して、元々入力されていた過去の金額データを変更し忘れてしまった」ことが大本の原因とわかりました。

実は私は最初の報告の時点で「おそらくこういう経緯だろうな」と推測できたのですが、あえて話しませんでした。

というのも、後輩本人が自分で原因を見つけて、ミスについて納得をできていないと、また同じことをやる可能性が残ってしまうからです。

なお、緊急対応が必要な場合や大ごとになりそうなケースでは、まずは解決の手を打つことを優先させますが、今回は考える時間的猶予があったため、こういった対応をとれました。

※ちなみに、先方の講師にはお詫びのうえ金額の修正をさせてもらえて、
　原因となった過去のフォーマットも、更新ミスをしないように改良をしました。

もうひとつ。

ミスをした人に対しては、こちらが焦ったり怒ったりせず、極力落ち着いて接するよう気をつけています。

当人は自分がミスをしたことで少なからず動揺していますので、さらにこちらがプレッシャーをかけると、テンパって頭がしっかり働かなくなってしまいます。

「どう考えて、どう動くべきか」を冷静に考えて対処できるように、促してあげることが望ましいです。

とはいえ常にそんな態度をとれるかというと、私も少々自信がありません(笑)

ましてミスをした本人が「反省の色なし」だったりすると、ゴリゴリにプレッシャーをかけることもあります。

あくまでケースバイケースですが、再発防止・人材育成の観点からすると、冷静に動けるように心がけていたいですね。