聞かれたことを聞かれたことだけ聞かれた順番に答える

こんにちは、kok（こく）さんです。

中小企業診断士資格を取るための試験には1次試験と2次試験があって、1次試験はマークシート、2次試験は記述式です。2次試験の記述式では、たとえば、「Ａ社の問題点とその原因は何ですか？」というような設問があって、自分の考えを100～200文字の文章にまとめて書きます。回答する文字数は限られているので、高い点数を取るためには、いかに必要なことだけを書き、無駄なことを書かないかがポイントになります。そのためにさまざまな文章作成のテクニックがあるのですが、僕が最も重要だと思っている基本テクニックのひとつに「聞かれたことを聞かれたことだけ聞かれた順番に答える」というのがあります。

たとえば、先ほどの設問の場合、Ａ社の「問題点」と「その原因」が聞かれているので、回答欄にはまず「Ａ社の問題点は・・・である。」と書き、回答欄の中ほどで「その原因は・・・である。」と書きます。問題点→原因と書けば、ついでに解決策まで書きたくなりますが、それは書きません。なぜなら、解決策については問われてないので、すごくいい解決策を書いたとしてもそれは得点につながりません。むしろ、解決策の説明に文字数を使ってしまった分、問題点や原因についての説明が薄くなってしまい、逆に点数が下がってしまいます。

また、人によっては、まず原因を書いてから問題点を書いた方が文章を作りやすいという人もいるかもしれません。でも、ここは聞かれた順番通り、問題点→原因の順に書くべきです。なぜなら、この回答を採点する人は、この回答を見て、問題点と原因がちゃんと書かれているかをチェックして点数を付けるわけですが、その際、問いの順番通り、問題点→原因の順番に書いてあった方がわかりやすいからです。さらに、「Ａ社の問題点は・・・」「その原因は・・・」という風に書いて、ここに問題点について書いてありますよ、ここからは原因について書いてますよと、採点者が読みやすいように工夫します。

このように採点者のことを意識して答案を作ることってすごく重要だと思います。これって、中小企業診断士の２次試験の話だけに限ったことではありません。たとえば、補助金や助成金の申請書を作成する時、「審査のポイント」が必ず記載されているはずです。その審査ポイントを意識して「私はあなたが重要視している審査ポイントについてちゃんと説明してますよ」ということをアピールするように申請書を書くことが重要です。こうやって書くと当たり前のように見えますが、けっこうできていないものです。

これ、上司に質問された時も同じです。上司は「問題点」と「その原因」を問うているのに、延々と「経緯」や「言い訳」をしちゃってることとかありませんか？その間、上司は自分が欲しい答えが出てくるのをイライラしながらずっと待っているのです。