わかりやすい会議の進め方

こんにちは。

若者とおじさんのコミュニケーションを見つめるモ～です。

最近、どうしたら会議の生産性が上がるかをよく考えていて、いろんな本を読んだり人から話を聞いたりしては、実践の場で試しています。

先日、様々な問題が複雑に絡み合ってしまっていることを解決するための会議をファシリテーションした際に、有効だなぁと感じた進め方があるので、今日はそのことについてご紹介したいと思います。

まず、その会議にはいろんな役職、いろんな職位の人が様々な立場で参加していました。これは、いくつもの要素が複雑に絡んでしまっていて、その当事者が全部呼び出されたということに起因します。

さて、その会議が行われる数日前、私は会議でキーパーソンとなりそうな人2名とアジェンダづくりのミーティングをしました。

複雑な問題がたくさんあるので、事前にアジェンダを作りながら整理したいと思ったのです。

アジェンダを作る際には、ホワイトボードを用いながら、「どういう状態になれば、会議のゴールと言えるか」「どのような順番で問題解決の討議をするか」を考えました。

その結果、「実行チーム」「実行タスク」「実行スケジュール」の3つが揃った時点をゴールとすることで討議内容に優先順位をつけていきました。

会議の当日、様々なメンバーがそれぞれの立場で参加するので、ともすれば険悪な雰囲気になりかねないと思い、コーヒーのポットとお菓子をたくさん用意しました。

会議をスタートする際には、「本日は私モ～主催のティーパーティにようこそ！」と少しみんなを和ませて、コーヒーとお菓子を食べながらリラックスした雰囲気を作りました。

で、肝心の会議の進め方ですが、あらかじめキーパーソンと作ったアジェンダの順番に沿って、1つ1つの議題を着実に進めていきます。

その際に、ホワイトボードには各議題を討議する前に必ず、「この議題のゴールは、〇〇についての実行チームが決まり、それを解決するためのタスクとスケジュールが明確になること」と記しました。

議論が白熱して話が脱線しそうになった際には、全員の視点をホワイトボードに移し、「今の議論はゴールに向かって話しているのですか？」と確認するようにしました。

そうすると、議論はあまり飛躍や脱線することなく、ゴールに向かって進んでいきます。

また、議題の最後には、まとめとしてホワイトボードに「実行チーム：〇〇」「実行するタスク：〇〇、〇〇、〇〇」「完了期限：〇月〇日までに〇〇の状態になっている」と明記します。それを、出席者全員で確認していきます。

最後に、それを写メすれば議事録代わりにもなります。

上記のようなことを、案件ごとに進めていった結果、丸1日かかると思われていた会議は、午前中で終了することが出来ました。

複雑な問題を討議しなくてはいけないので、ともすれば何も決まらない可能性もあったのですが、目的とゴールをホワイトボードに明記することで、きちんと解決の道筋をつけることが出来たのです。

このように、難しい会議の場合は、

1.キーパーソンとなりそうな人とアジェンダをつくる

2.「会議」という重苦しい場にせず、明るい雰囲気になるような仕掛けをつくる

3.ホワイトボードにゴールを明記する

4.議論が進み「実行チーム」「実行タスク」「完了期限」が決まったら、それをホワイトボードに記し、全員で確認する。

5.４の板書を写メして議事録として出席者全員に配信する。

そんな風に進めると、意外とサクサクと会議が進むかもしれません。

会議が無事終わった後、「やっぱり、みんな会議って好きじゃないんだなぁ。

ゴールが明確だとこんなに早く終わるじゃん」というのが実感です。

もし、機会がありましたら是非、こんな風な会議の進め方も試してみてはいかがでしょうか。