オンライン会議は”4つのあわせ”でうまくいく
こんにちは、オレンジ色のユニフォームです。
オンライン会議はコロナの影響ですっかり普通になってきました。
ご多分に漏れず、ボクの勤め先でもオンライン会議が主流となってきています。
そこで、オンライン会議を進めるうえで、ボクなりに気をつけていることをまとめてみました。
※ボクの主環境は、ネットワークに流れる情報量を抑制するためにビデオオフ、資料共有はセキュリティ上使用禁止（事前にメールで送っておく）、という特異なものです。
■オンライン会議の弱みと気づけないこと
まずは、リアル会議では普通にできていたことが、オンライン会議では難しいことを整理したいと思います
2つあります
1つは「相手が見えない」こと
もう1つは「その場の雰囲気を感じとれない」こと
※2つともカメラ機能である程度補てんできることはありますが、必要十分までには至っていない、というのがボクの認識です
「相手が見えない」「その場の雰囲気を感じとれない」ために、次のようなことが起きしまいます
・相手が急に顔をあげて「ちょっと待ってくれ」と言う風にこちらに顔を向けて訴えていることに気づけない
・相手がキョロキョロしはじめて「いまどの資料のどこを説明しているの」ということに気づけない
・相手が首をひねったり、ムムムという顔をしたり、疑問を持っていることに気づけない
・相手が話者に目を向けたり、息を吸い込んだり、まさになにかを言おうとする雰囲気をきづけない
・相手が会議に入り込んでいないまま、会議を始めてしまってもきづけない
■その結果おきてしまうこと
2つの弱みを認識しないまま、リアル会議と同様の進め方をしてしまうと、次のようなよろしくないことが発生してしまいます
「説明が早すぎてついていけなかった」
「説明が遅すぎて眠くなった」
「途中からどこを説明しているかわからなくなってしまった」
「理解できないまま会議が終わってしまった」
「質問のタイミングがわからなかった」
「会議に入り込めないまま終わってしまった」
「なんとなく疎外感を感じてしまった」
■オンライン会議のコツはペーシング
ペーシングとは、相手の話し方や状態、呼吸などのペースを合わせることです
オンライン会議では、リアル会議以上に、意識して、相手とのペースをあわせることは必要です
ボクは、次の4つのペースをあわせることに注意しています
「スピード」「視点」「理解」「会議の入り込み」
以降、1つずつ説明をしていきます
■スピードあわせ
これは、資料の読むスピードや進め方のスピードをあわせることです
気をつけていることは、次の通りです
－話し方はゆっくりと
－黙ってとばさない
－説明を飛ばす場合は、飛ばすことを宣言してから飛ばす
－相手との歩調を合わせるために、「ついてこれていますか」「早すぎませんか」「「遅すぎますか」「もうすこし早くてもいいですか」という問いを入れる
→これは、1回やればいいのではなく、繰り返し、繰り返し確認をしています
■視点あわせ
これは、説明している資料の場所をあわせることです
気をつけていることは、次の通りです
－説明をする前に、資料にページ番号(スライド番号)と小見出しやタイトルを読み上げる
→今、私はココをみてしゃべっていますよ、というのを知らしめます
→ついてこられている人は、自分がついてこられていることが分かることで、安心感を与えられます
－これを行うために、資料にはページ番号(スライド番号)と小見出しやタイトルを付記するようにする
→小見出しやタイトルには昇順の番号をつけると、はぐれてしまった相手がたどりやすくなります
■理解あわせ
これは、相手との理解度をあわせることです
気をつけていることは、次の通りです
－相手との理解度をあわせるために、「ここまで大丈夫ですか」「質問はありませんか」という問いを入れる
→これは、小見出しやタイトルの説明が終わった都度、確認をしています
→質問がでないときは、個人を名指しして「〇〇さん、なにか疑問点ありますか」「〇〇さん、理解度はいかがですか」ときくこともあります
■会議への入り込みあわせ
これは、相手との会議への入り込みをあわせることです
気をつけていることは、次の通りです
－会議を始める前にチェックインを行う
→チェックインとは会議のウォーミングアップのようなもの。会議の冒頭、参加者ひとりひとりに少しずつ言葉を発してもらうことで、各参加者の状況を把握して、発言しやすい雰囲気を作るための手法です
→チェックインの説明ややりかたはこちらのkokさんの記事がとてもわかりやすくまとまっています
