ブレイクアウトルームを盛り上げるには

こんにちは、kok（こく）さんです。

先日、某中小企業支援団体の方から「ある勉強会のファシリテーターをやってくれないか」とお声掛けいただきました。参加者は経営者または役員層で10〜20名。月に1回、勉強会を開催している。コロナ後はオンライン（Zoom）で開催するようになり、毎回、講師を招いて講義→質疑応答というセミナー形式で行なってきたが、もっとメンバー間の交流・意見交換・横のつながりを強化するような場にしたいとのこと。

事務局の方のお話によると、Zoomにはブレイクアウトルームという機能があるので、参加者をいくつかのグループに分けて、グループ単位でそれぞれのルーム（小部屋）で話し合ってもらえばよい。それはわかっているのだが、それをどのように進めれば議論が盛り上がるのかがわからない。それで、日頃「経営会議ファシリテーター」として活動している僕にお声掛けいただいたとのことでした。

たしかに、ブレイクアウトルームを使ってグループ単位で話し合う場合、一番の問題は「意見交換が活発なルームがある一方で、いまいち盛り上がらないルームがある」ということではないでしょうか。全体の司会進行を行うファシリテーターが、すべてのルームに同時に参加することはできませんよね。対策としてはどのようなことが考えられるでしょうか？

対策①：ファシリテーターが各ルームを順番に見て回る
　ファシリテーターが各ルームを巡回し、議論が進んでいるか、進め方がわからず困っていないか、話が脱線してないか等を見て回る方法です。ファシリテーターは一時期にひとつのルームにしか対応できないので、ルーム数が多い場合には難しくなります。また、ファシリテーターがルームに顔を出すと参加者の意識がそちらに行ってしまうので、話し合うテーマによってはふさわしくない場合もあります。

対策②：各ルームにサブファシリテーターを配置する
　各ルームにファシリテーター役の人を配置し、その人にルームの司会進行をしてもらうという方法です。これ、ファシリテーター役の育成という意味でもよい方法なのですが、ルームの数だけファシリテーター役の人が必要になるので、これもルーム数が多い場合には難しくなってきます。

対策③ルームでの会議の進め方を事前に周知しておく
　ブレイクアウトルームで各ルームに分かれる前（メインルームにいる間）に、各ルームでの会議の進め方（話すテーマ、司会・書記・発表者等の役割分担、時間配分等）をあらかじめ全員に説明しておいて、各ルームが自主的に会議を進められるようお膳立てをしておく方法です。

どの方法も一長一短ありますが、僕がオススメしたいのは対策③です。あらかじめ会議の全体設計をしっかりしておく必要がありますが、この方法がもっとも参加者の自主性が高まると思います。また、会議の冒頭、チェックインやアイスブレイクをするなどして、参加者が話しやすくなるようにウォーミングアップしておくことも大切ですね。