オレユニ流 打合せの日程調整のやりかた

こんにちは、オレンジ色のユニフォームです。

仕事をしている以上、自分以外のだれかと打ち合わせをすることはあるでしょう。

ただ、打合せの日程調整を自分がやるとなると、「メンドーだなぁ」と思う人は少なくないはずです。

特に、半径5メートル以外の人や、部外、社外の人となると調整の難易度が上がってきます。加えて、複数人や上席の人が混ざると、気を遣うことが多く、決定するまで時間がかかるので、さらに難易度が増してしまいます。

このため、打ち合わせの日程調整は、できれば避けたいと思う人も多いと思います。

ただ、誰もが嫌がるタスクを、余裕の顔で引き受けることができれば、それはそれで自分の強みとして活かせのです。

スケジューラーの共有やオンライン会議が主流となってから、打ち合わせの日程調整コストはとてつもなく低くなりました。
しかしまだまだ、打ち合わせをセットアップするのは面倒なことの1つとして残っています。

そこで、今回はボクの“打合せの日程調整のやり方”をご紹介したいと思います。

自分から候補日時を提示する

日程調整をする際、相手に候補日時をあげてもらうやり方はオススメできません。

〇〇の件で、ｘｘ様と打ち合わせをさせていただきたいと思います。

つきましては、ｘｘ様のご都合のよい日時を2,3頂戴いただきたいと思います。

ボクの基本的な考え方に、「面倒なことは日程調整する側が引き受ける」というものがあります。上記の対応はこの考え方から逸脱しているものになります

なぜか。

候補日時を提示した人は、候補としてあげた日時をすべてブロックする必要が発生するからです。

このような負担は打ち合わせに出ていただく人に強いるものではありません。「面倒なことは日程調整する側が引き受ける」のです。

候補日時の提示の仕方（提示する数）

候補日時は多いからいいわけじゃありません。多すぎると確認する方に面倒な作業を増やしてしまう恐れがあります。

逆に1だけでは少なすぎます。NGだった場合、再度のやりとりが発生してしまうからです。

3つ±1がオススメです

候補日時の提示の仕方（提示する時間帯）

打合せに参加する人によって提示する時間帯は変える必要があります。

なぜか。

提示した候補日時はすべてブロックする必要が発生するためです。

広い時間(例えば、終日OKです、とか)を提示した場合は、丸一日新しいスケジュールを入れられなくなってしまいます。

しかし、「ゴメンなさい、その時間は別件が入ってしまいました。こちらの時間ではどうですか」と言える関係の方々との打合せであれば、逆に広い時間を提示したほうがマッチングの可能性は高まります。

つまり、打合せに参加する人の特性によって提示する時間帯を変えることで、日程調整がスム－ズに進捗できるのです。

候補日時の提示の仕方（提示する順番）

勝手ながら当方の都合で候補日時を提示させていただきました

候補日時：

・2022年10月17日(月) 10:00-11:00

・2022年10月18日(火) 13:00-15:00

・2022年10月19日(水) 16:00-17:00

日時順に候補日時をあげる必要はありません。自分の都合の良い順に並べましょう。こうすることで、できれば避けたい日時が選ばれることが少なくなります。

勝手ながら当方の都合で候補日時を提示させていただきました。

※当方の都合のよい順番で並べさせていただきました。お含みいただけますと幸甚です

候補日時：

・第一候補：2022年10月18日(火) 13:00-15:00

・第二候補：2022年10月19日(水) 16:00-17:00

・第三候補：2022年10月17日(月) 10:00-11:00

候補日時の提示の仕方（同じ時間帯や同じ曜日は避ける）

社外の人などで相手のスケジューラーが参照できない場合は、注意したい事項です。

帯で打ち合わせや予定が入っている場合があることを想定して、候補日時に同じ時間帯や同じ曜日は避けるようにしています。

■13:00-14:00に日次で帯の予定が入っている場合は全滅になります

候補日時：

・第一候補：2022年10月18日(火) 13:00-14:00

・第二候補：2022年10月19日(水) 13:00-14:00

■火曜日が都合悪い場合は全滅になります

候補日時：

・第一候補：2022年10月18日(火) 13:00-15:00

・第二候補：2022年10月25日(火) 11:00-12:00

キーパーソンのスケジュールから押さえる

日程調整でつらいことの一つに、ほぼ日程調整できたにもかかわらず、最後の最後でキーパーソンの都合が悪いことがわかり、ふりだしに戻る、ことになってしまうことがあります。

これを避けるためには、キーパーソンのスケジュールから押さえていきます。

打合せ出席者に一斉同報でうまくいく確率は非常に少ないからです。

キーパーソンにスケジュール調整する際、含みを持たせる一文を入れると、キーパーソンのスケジュールが後で変わった時のリアクションが変わるので、ゼヒ差し込んで入れておきましょう。

■含み文の例

まずはｘｘさんのご都合を確定させてから、他のかたの都合を確認いたします。

なお、候補日を頂戴した後に、ｘｘさんのご都合が変わった場合はご一報いただけますと幸甚でございます。

おわりに

打合せの日程調整をする際、調整者の意気込みを先方に伝えたほうがいいこともあります。

ボクが使うテクニックは次のような一文を差し込むことです。

すべての候補時間が難しい場合は、昼休みの時間でも、朝早くても、夜遅くても大丈夫です。みなさまのご都合にあわせます。

※相手によっては、候補日時にこの時間を提示してしまうこともあります。

この一文で相手にボクの意気込みが伝わり、時間調整してくる人がいたらラッキーなことです。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。