生産性の高い会議の進め方

皆さんこんにちは。

オジサンと若者のコミュニケーションを見つめる「モ～」です。

先日、ふと会議のやり方を見直そうと思い、自分の出ている会議とは全く関係のない会議にオブザーバーとして出席してみました。会議をオブザーブしてみて、その生産性の高さに驚いたので、今日はそのお話をしたいと思います。

生産性の高い会議の進め方については、様々な書籍も出ていて、自分なりにそのメソッッドを取り込んできたつもりですが、それでも改善したいな～と思っていることが多々あったので、その会議は本当に勉強になりました。

その会議に参加している人は約20名。

役員から新卒の若いメンバーまで、様々なクラスの人が参加する全体ミーティングのような会議でした。

会議の冒頭で、ファシリテーションをするメンバーから、「今日の会議が終わった後に、どんな状態になっていたら価値があると言えるか？」という問いがなされ、参加者のメンバーが、「〇〇というようになっていたら価値ある会議だと言えます。」と言うように、その日の会議の目的とゴールを共有します。

その後、様々な議論がなされたのですが、驚いたのが誰も出された意見に対して否定的なことを言わなかったことです。また、役職に関わらず、対等な立場で意見をしあっていたことも驚きでした。

例えば、Aさんが「私は〇〇をしたほうが良いと思います。なぜなら、△△だからです。」という意見を述べたとき、それに対しBさんは「Aさんの意見の〇〇という部分を活かして、□□というアレンジをしたプランではどうでしょう？」というように、前者の意見を活かす形でアイデアを改善したのです。

また、別の意見がある場合には、「Aさんの意見とは別に、●●を▲▲というやり方も提案したいと思います。」というように、意見を追加し、最後に、「では、Aさんの意見とBさんの意見でどちらがよりお客様に価値を与えることができるか考えてみましょう。」というような形で、アイデアを最善の形にブラッシュアップして意見を集約していきます。

そして新卒の若い人が上席者の意見をブラッシュアップした意見を出したり対抗する案を出したりした場合は、上席者が「素晴らしい意見をありがとう」と、きちんと意見を受け入れることで、お互いが対等に意見を言い合える環境を創っているのです。

もちろん、若い人も上席者に対しては同様の対応をします。

また、討議の時間も「〇〇の議題については、〇時〇分までとします。これから20分、全員で意見を出し合いましょう。」という掛け声の下、スピーディーに様々な意見を出し、ブラッシュアップを繰り返していくのです。

こうした議論が繰り返され、重要な事項がみるみる内に決まっていきます。

生産性の高い会議の進め方はいろいろと紹介されていますが、実際にそのような会議を目の当たりにしたのは初めてで、少し感動すら覚えました。

自分なりに、生産性の高い会議のポイントをまとめると

① 会議の目的と手に入れたい価値を事前に共有する

② お互いの意見を否定せず、意見がある場合は改善か対案を出す

③ 役職などに関わらずお互いを尊重し対等な立場で意見を出し合う

④ 時間に対する意識が高い

⑤ 全員が会議で高い価値を生み出そうという意欲がある

といったところでしょうか？