会議のチェックイン

こんにちは、kok（こく）さんです。

今回は、前回の投稿記事「相手が聞きたいことから話す」の最後の方で話題に出た、「会議のチェックイン」についてお話したいと思います。

これから、あなたが司会を務める大事な企画会議が始まります。会議のメンバーはあなたを含めて4名。これから1時間でみんなの意見をまとめて企画の方向性を決定しなくてはなりません。メンバーは全員定刻通りに会議室に集合しました。あなたはこの会議の目的について話し始めます。

話をしながらふと見ると、メンバーは黙って聞いていますが、なにやら浮かない表情。この会議の内容に集中しているようには見えません。あなたは、このまま続けても、充実した議論ができないのではないかと不安になってきました。特にBさんはかなり険しい表情。もしかして、自分の会議の進め方に何か気に入らないことでもあるのだろうか？なんてことまで考えてしまいます。メンバーの様子を気にして、あなた自身も会議の内容に集中できなくなってきました。

これはいかんと思い、あなたは最近社外の勉強会で習った「会議のチェックイン」をやってみることにしました。チェックインとは会議のウォーミングアップのようなもの。会議の冒頭、参加者ひとりひとりに少しずつ言葉を発してもらうことで、各参加者の状況を把握して、発言しやすい雰囲気を作るための手法です。

あなたは「みなさん、議論に入る前に、まず、会議のチェックインをしましょう」と提案します。まず、司会役のあなたがチェックインのお題を決めます。今回のお題は「いま考えていること」にしました。「いま考えていること」について、ひとりずつ簡単に話をしてもらいます。

Aさん「会議の直前に上司に聞かれたことを考えていました。」

Bさん「実は今朝、子供が熱を出したので、それが気になっていました。」

Cさん「この会議のそもそもの目的を思い出していました。」

あなた「この会議をどう進めれば充実したものにできるかを考えていました。」

この時、話す順番は決めず、準備ができた人から話すようにします。これはメンバーの主体性を引き出すためです。各メンバーの発言に対して質問やコメントはしません。「ありがとうございます」と受けとって、次の人に移ります。全員が発言したら終了です。チェックインで行うことはこれだけですが、これだけで以下のような効果があり、会議の生産性が向上します。

まず、人は気になっていることが頭の中にあるうちは、他のことに集中できないものです。チェックインで頭の中にある気がかりについて口にすることで、頭の中をすっきりして会議に集中することができます。また、参加者が少しずつ言葉を発することで、この場が自由に発言してよい場であることが確認でき、活発な意見が出やすくなります。

さらにもうひとつ、チェックインでメンバーの状況を把握することができます。司会者のあなたは会議の冒頭、Bさんの険しい表情を見て「会議の進め方で何か気に入らないことがあるのだろうか？」と不安になっていましたが、チェックインでその原因（子供の発熱）が判明し、余計な心配を頭から外して、会議の進行役に集中することができました。

いかがでしょう。会議のチェックイン、あなたの大事な会議でもやってみませんか？