仕事がときめく資料整理の魔法

こんにちは、Mです。

いま世間では近藤麻理恵（こんまり）さんの『人生がときめく片づけの魔法』が、日本のみならずアメリカでも評判になり、TIME誌の「世界で最も影響力のある100人」にも選ばれる活躍をされてますが、私も最近仕事の資料の大片づけをしました。

もともと片づけや掃除は嫌いではなく、むしろやるとスッキリして気持ちいいので、ふだんからそこまで散らかしてはいないのですが、

「これ念のため保管しといた方がいいよな…」

「これはまだ寝かせといた方がいいか… 」

「これ前に見当たんなくて苦労したんだよな…取っておこう」

といった感じで、スペースに余裕があるとつい資料やモノを捨てずに残してしまう癖があります。

そこで、こんまりさんの活躍を拝見し「これではいかん、えいや！」と大整理をしたのですが、そのとき考えた「捨てる基準」がいくつかあります。

（１）電子データがある紙資料は捨てる
　ひと昔前と違い、仕事で使う資料はたいていPCで作成し保管されているので、わざわざ紙で持っておく必要はありません。これはまず迷いなく捨てました。ただし、手書きのメモなど一部の記録として残しておきたいものは、スキャナーでPDFにします。

（２）古いノウハウの参考資料は捨てる
　セミナーでもらった資料や、取引先の営業さんにもらった新商品のパンフなど、「これは参考になる！」と思い保管しているものがいつの間にか溜まりがちです。が、寝かせていうちにその商品やノウハウが古～くなってしまうこともよくあり、「これいま読んでも役にたたんな…」と廃棄しました。

（３）オリジナルが別保管されてる資料は捨てる
　社内会議で配布される営業資料などは、営業総務の担当が原本を保管しているもので、直近の会議以前の資料は、ごくたまに「あの案件ってどうなったんだっけ？」と見返す程度ですので、年単位で保管していたファイルを「うりゃ！」と捨てました。

（４）一年以上停止しいてるプロジェクトの資料は捨てる
　会社では、大小さまざまなプロジェクトが立ち上がりますが、途中で停止するものもあります。バシッと「いったんストップ！●月●日に再開させる。」と明確に区切るものは良いのですが、そうでなくフェードアウトのような形で停まるケースも中にはあります。
そのようなものについては、「いつか復活するのかも…かな…？」と思いつつも捨てます。ええ捨てます。

（５）個人的に思い入れある資料は、写真だけとって捨てる
「自分が初めて担当した案件」や「大きなプロジェクト」など、特に思い入れのある資料は、手元に残しておきたい気分になります。でも、今後の仕事に役立つ可能性は極めて低いことを考えると、主なものを写真に撮り自分のスマホ内でたまに愛でる、くらいがマッチしてるでしょう。

結果、ダンボール3～4箱分くらい（我ながらよくこんなに溜めてた・・・）の書類を廃棄できました。片づけは、ノッてするとどんどんやりたくなりもので、もう一箱二箱はやってやろうと目論んでます。

全体的に、残しておいても今後役に立つ機会が少ない、もし無くなっても大きな問題は起こらない、ような資料は、スパッと捨てるのが良さそうです。
 

8月に入り、お盆休み前後などわりと時間ができる方も多いと思います。この機会にぜひ、心がときめく（かはわかりませんが、少なくともスッキリした気分にはなれる）資料整理をしてみてはいかがでしょうか。