資料作りのコツ「＋－×÷」

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こんにちは、Mです。
今回は資料作りのコツを紹介します。

私は資料を作る時に「＋－×÷（足す・引く・掛ける・割る）」という考え方を使っています。

「サービス導入の稟議書」を例に説明しましょう。

１．【＋】材料を出していく
まず【＋】で、資料に載せる情報を材料として書き出します。

必要と思われる項目をブレスト的に出していくのですが、ここで大事なのは漏れがないようにすることです。

自分の頭で思いつくものを挙げるとともに、類似資料を参考にしながら欠けているものを追加するなどして補うといいでしょう。

稟議書の場合は以下のような項目が出てきますね。
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「●●サービス導入の稟議書」【＋】

　①●●のサービスを導入すべき
　②導入するメリットは●●
　③目的は●●
　④値段は●●
　⑤現状、●●という問題がある。
　⑥課題は●●である
　⑦導入した事例は●●
　⑧他のサービスと●●との比較
　⑨●●を導入した場合の費用対効果の試算
　⑩●●を試してみた社員の声
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２．【－】余分な情報を引く
次は【－】として、【＋】で挙げたものの中から今回の資料に必要なさそうな情報を外します。

情報を取捨選択する基準はケースバイケースです。

たとえば稟議書でも、お金がたいしてかからないサービスなら「⑨費用対効果」などを細かく載せなくてもいいでしょうし、サービスを導入する理由が、職場の中ですでに明確に共有されているような状況なら「⑤現状…問題」「⑥課題」まで長々と説明する必要はないと思えます。

また、「②メリット」と「③目的」のように、項目の内容が重なりそうなことに気づいたら片方を外します。

資料の中の情報は、ただ多ければいいというものではありません。
読み手の負担や読みやすさを考慮して情報の「過」「不足」が極力無いようにボリューム調整をすることが大事です。

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「●●サービス導入の稟議書」【＋－】

　①●●のサービスを導入すべき
　③目的は●●
　④値段は●●
　⑦導入した事例は●●
　⑧他のサービスと●●との比較
　⑩●●を試してみた社員の声
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３．【×】【÷】情報を強める・弱める
資料に載せる情報を整理【－】したら、残した情報の中でも重要なもの・そうでもないものという優先順位をつけて、重要な情報をより目立つようにしましょう。

具体的な方法として、重要なキーワードの文字を大きくしたり、色を変えたり、下線を引いたりして目立たせます【×】。

逆に、併記や箇条書きされた文の中であまり重要でないものは、文字の色を薄くする等であえて目立たせないようにするという技もあります【÷】。

また、より理解されやすいように、載せる項目の順番を変えたり、グルーピングしたりもできます。

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「●●サービス導入の稟議書」【＋－×÷】

　①●●のサービスを導入すべき
　④値段は●●
　⑧他のサービスと●●との比較
　⑩●●を試してみた社員の声
　③目的は●●
　⑦導入した事例は●●
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以上、資料作りのコツ「＋－×÷」でした。

なお、今回は文書を例に説明しましたが、Excelなど図表の資料などでもこのコツは使えます。

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