オレ流“課題管理のやりかた
こんにちは、オレンジ色のユニフォームです。
今回もプロジェクト管理のノウハウについての記事を書きたいと思います。
今回のテーマはオレ流 “課題管理のやりかた”です。
なぜ、 “課題管理のやりかた”をテーマに選んだかと言うと、プロジェクト管理において課題管理台帳は大変重要なものとなるからです。
課題管理の巧拙によって、プロジェクトの管理は大きく影響をうけます。
実際、課題管理台帳の記載内容をみれば、そのプロジェクトがうまくいっているのか、いっていないのか、だいたい見当がつきます。
課題のライフステージに応じた3つの技術
課題を管理するには、課題のライフステージに応じた次の3つの技術があります。
・課題発生時の「課題キャッチの技術」
・課題解消活動時の「課題トラッキングの技術」
・課題終了時の「課題クロージングの技術」
次からそれぞれの技術の詳細を説明します。
その1：課題キャッチの技術
課題キャッチの技術は、課題発生時に使う技術です。大事なのは、“だれが、なにを、いつまでに、どうする、どうなったら完了”を決めることです。
細かいポイントになりますが、次からそのノウハウを列挙します。
・課題の表題は「○○の× ×」と書く
→名詞（ ○○ ）＋動詞（××）の形にすることが肝要です
→なにを、どうする課題なのかが、表題だけでわかるようにしましょう
・締切日や担当者は空白にしない
→無理やり埋めることが重要です
→無理やり決めることでプロジェクトは動きだすものです。お見合いさせちゃダメです。
→空白にしてしまうと、空白でよい（決めなくてもよい）ことを認めてしまうことになります。ともすると、プロジェクトの課題管理の温度感がぬるくなる恐れがありますのでご注意ください
→締切日が決められない場合は、“2週間ルール”のように便宜的に設定できるローカルルールを決めておくとよいでしょう
・担当者は複数人にしてはダメ
→複数人になるときは課題を分割しましょう
→どうしても時は主担当者を明記しましょう。たとえば、主担当者には下線をひくなどして、誰が主担当者なのかを明示しましょう
・その場にいない人を担当者にするな
→対面で課題の受け渡しは行いましょう
→欠席裁判はうまくいきません
・担当者に課題の引き受け方をあらかじめ示しておく
→次のルールをプロジェクトメンバーにあらかじめ伝えておくこと
-安請け合いをしないこと
-対応可能な期限で受けること
-予定していたToDoを代替してもらうor期限を延期してもらう権利があること
・どうなったら完了なのかの完了基準を定める
→ゴールを定めることは課題解決担当者と課題管理者双方のためです
・課題管理台帳の進捗管理はどの会議で確認するか決めておく
→会議ごとに課題管理表を作るのが基本です
その２：課題トラッキングの技術
課題トラッキングの技術は、課題解消活動時に使う技術です。キャッチした課題の解消状況を、定例的に、丁寧に、1つ1つ確認することが大事です。
・PMは課題の状況をしっかりと把握せよ
→PMが課題表をメンテする
→課題管理台帳のメンテナンスを担当者に任すな
→当たり前のように、会議の前に課題管理表はメンテしておくこと
→なかなか解決できない課題の担当者をフォローすること
・進捗確認基準日を明確にすること
→進捗確認基準日は課題管理台帳に付記しておくこと
・状況をこと細かく確認し記録すること
→活動ログとして残す
→記載内容は、いつ、だれが、なにを、どうした
→後から課題解消活動の経緯を追えるようにしておくこと
・締切日や担当者の変更は記録すること
→締切日や担当者を変更する場合は以前の情報をかっこ書きで残すこと
→これにより、安易なリスケの繰り返しをけん制できる
→担当者の変更もログとして残すこと
・定期的にチェックする場を設けること
→キッチリ開催する
→スキップはしない
→課題は1つ1つ確認して、決して飛ばさない（飛ばさせない）
・現実的ではない締切日は担当者のやる気をそぐことを知っておく
→現実的ではない締切日となっている場合は、現実的な締切日に変更すること
その３：課題クロージングの技術
課題クロージングの技術は、課題終了時に使う技術です。課題の決着のしかたを記載しておくことで、後から確認したときに経緯がわかるようにしておきます。
・結果だけ書かない、なぜそうなったかの理由も書くこと
→このようにしておくことで、途中から参加したメンバーも経緯を理解できます
今回はオレ流“課題管理のやりかた”を紹介させていただきました。基本的なことを記載しましたので、ベテランのかたには耳タコだったかと思います。
“課題管理のやりかた”には唯一無二の正解はありません。自分なりのスタイルをつくりブラッシュアップをしていくのがよいと思料いたします。そのとっかかりとして本記事が参考になりましたら幸いでございます。
以上
