Excelマナーなるもの
Mです。
「Excelファイルを人に送る時は、カーソルをA1セルに戻して保存しておくのがマナー」ということを耳にしました。
長いことExcelを使っていますが正直初めて聞いたことで、勤務先でも見かけたことは皆無（弊社が情弱なだけかも…）だし、そもそも「Excelマナー」ってなんやねん、とも思いましたが、「ファイルを開けた時に中途半端な位置で表示されていたら見づらい」というのももっともなので、これから気にかけようと思います。
さて、Excelファイルを人に渡すときに注意していることは、私にもいくつかあります。
■「ファイル中に複数のシート（Sheet）がある場合、どのシートを見ればいいか説明する」
ファイルを添付するメール本文で説明するイメージですね。
作る側の視点で「見たらわかるだろう」とファイルだけをポイっと送りつける人がいますが、受けた側はわからないでイライラすることはけっこう多い気がします。
■「不要なシート・空白のシートは削除しておく」
上記と似た件ですが、Excel新規作成したときの「Sheet1～3」がそのまま残っていて、実際にデータを入れてるのは「Sheet1」だけだけど、「2」「3」にも何か情報があるんじゃないか…？とモヤモヤさせられます。
■「印刷プレビューを確認しておく」
PC上で見るための資料のつもりで送ったExcelファイルを、先方がとりあえずでプリントアウトしてしまい「紙を無駄にした！」とクレームを頂戴したことがありました。
ペーパーレス化が進んだ最近でもプリントアウトして見たいことはありますし、紙の形で見たら間違いを発見できたようなこともあります。
なので、印刷されることを想定して、印刷範囲、倍率、セル内の文字切れ、用紙サイズをきちんと設定、印刷プレビューで確認しておく方が安全でしょう。
■「『表示倍率は100％』…とは限らない。」
「表示倍率を100％に戻しておく」というマナーも目にしましたが、資料の内容によって見やすい倍率は違うはずなので、このマナーはスルーしていいと思います。
■「数式は文字に直しておく」
関数を使った表などは、先方がどこか一か所変えただけで全体のデータが変わってしまう危険があるので、送る前に表全体を「コピー ⇒ 値でペースト」して文字に直しています。
もし先方が自分で変えてしまったことに気づかないまま、作業を進めたり判断を下してしまったりするとトラブルの元になりかねません。
また、社内の別Excelファイルを参照する数式が入っていた場合、参照先と繋がらなりエラーが出てしまうので。いずれにしても直しておいた方が安心です。
■「余分な情報は削除しておく」
作成中に「非表示」や「グループ化」にしたセルにも注意が必要です。
隠されたのがたいした情報でなければいいのですが、個人情報や金額（とくに原価とか！）が残っていると、これまた大問題ですので、油断せず削除する癖をつけておきたいです。
■「ファイル名の最後に日付を入れておく」
これはExcelに限りませんが、ファイルを日々更新する資料についてバージョン管理の手段としてやっています。
ファイルのバージョンは「最終更新日時」で判断する方法がありますが、メール添付でやりとりをしていると受取時点に更新日時が上書きされてしまうので、ファイル名に日付をつけて管理をしています。
主なものは以上で。
これらは「マナー」と言えなくもないですが、どちらかといえば余計な手間やミスリードを起こさないための「自衛策」という感じで普段から行っています。
以前に『資料作りのコツ「＋－×÷」』でも書きましたが、自分が意図したメッセージを相手にちゃんとキャッチしてもらうためには、情報の過不足はなるべく無くしておくのがベターですね。
